事務職の面接で採用されやすい人の特徴を紹介します|特徴は3つ

悩んでいる人

事務職へ就職を考えているけど、どんな人が採用されやすいの?採用されやす人がわかれば面接対策も打てるんじゃないかな?

今回は、こんな疑問を解決していきます。


本記事の内容
  • 事務職面接で採用される人の特徴
  • 特徴を踏まえた上での面接対策

この記事を書く僕は、事務職歴10年以上、人事採用担当者としておおくの事務職採用を経験してきました。

それでは、早速結論の事務職に採用されやすい人の特徴を紹介します。

  1. 経験者
  2. 事務処理能力がある
  3. コミュニケーション力が高い

以上の3点です。

事務職は非常に人気の高い職種です。

一般事務、営業事務、経理、総務、法務、人事と多種多様に種類もある中、どの職種でも応募者が良くあつまる職種です。

ですので、ただ単に面接を受けたところで、採用はうまく勝ち取れません。

採用されやすい人の特徴を確認して、面接の対策をとっていきましょう。

もりや

この記事を読めば、事務職面接の対策を進めることができますよ。

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目次

①:経験者の方

事務職

それでは、冒頭に紹介しました、事務職に採用されやすい人の特徴3つを詳細に解説していきます。

まずは何といっても経験者です。多くの事務職募集は、経験者を欲しています。

例えば事務職の経験が数年あり、年齢が30前後であれば、事務職の転職では非常に採用されやすい人の部類に入ります。

「経理経験5年、28歳」こんな方は、書類選考も通過しやすいですね。

どんな職種でも経験者は有利に働くのですが、事務職はそれがより強く反映されます。

なぜならば、次の2つの理由があるからです。

  • 業務が細かく、指導に手間と時間がとられる
  • 未経験者であれば理想とのギャップで早期離職する可能性がある
もりや

時間を掛けたうえに、早期離職をされたとなれば、教えた人にとってはデメリットばかりですよね。

そうなるのを避けるために経験者を採用する企業が多いのです。

圧倒的に経験者は書類選考も通りやすいですし、面接の通過率も上げやすくなります。

②:事務処理能力がある方

事務処理

次に採用されやすい人の特徴として「事務処理能力があるかないか」が大切になります。

事務職をしていくにはこの「事務処理能力」が非常に重要なんです。

事務処理能力は以下のとおりです。

事務処理能力【一例】
  • パソコンスキル
  • 資料データ作成、読み取り
  • 細かなチェック
  • 間違いのない処理
  • コスト意識
  • コツコツした積み上げ
  • サポート精神
  • 守秘を守れる

事務職に携わっていくにはこれらの事務処理能力が求められます。

ですので、これらの能力を持っていることをアピールすることが出来る人が、採用されやすい人となるのです。

事務職には様々な種類がありますが、事務処理能力はどの事務職にも求められる能力であり、面接でこれらの高さがうかがえることが出来れば、採用に一歩近づきやすくなります。

なので転職活動の際には、事務処理能力をどのようにアピールできるか良く考えておきましょう。

特に次の3つをアピール出来れば採用されやすくなります。

パソコンスキル

事務職の仕事は、パソコンを使用した仕事がほぼ大半をしめます。

資料はパソコンで作りますし、データ管理もパソコンでおこないます。

パソコンを多用する仕事だからこそ、パソコンスキルは高ければ高いほど採用される可能性が高くなります。

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint(あれば尚良い)
  • ブラインドタッチ

これらのパソコンスキルは必ず習得し、未経験の場合は書類や面接でどんどんアピールしていきましょう。

会社によってExcelが多用されている会社、PowerPointが多用されている会社と違いがあるので、どちらも基礎は出来ていると良いです。

細かなチェック

事務職はすごく地味な仕事でもあります。

データを1つ1つチェックしたり、会社の方が作成した資料の誤字脱字を確認したりと地道なコツコツ作業が多くあります。

根気強さと集中力が必要になってくる仕事になります。そこが強いと感じられれば採用へ近づくことができます。

未経験でもコツコツと集中して取り組んだエピソードを面接で話せれば、1つ評価される材料となりますので、探してみましょう。

細かなチェックが求められるので、経歴書の誤字脱字は絶対ないようにしましょう。

サポート精神

事務職の多くの仕事は、業務サポートや管理です。

営業事務は営業社員のサポートで、電話対応をしたりデータ入力したりします。

経理は会社としてのお金管理をおこない、会社をサポートしています。

このようにサポートする相手の大きい、小さいはありますが、事務職は基本的に何かのサポートをおこなう仕事となります。

「誰かのために働く」「誰かが働きやすくなるように働く」「会社のために働く」

このようなサポート精神や考え方を持つ方は事務職としての適性を認められ、採用されやすくなります。

サポートされたい、前線で売ったり作ったりしたいと考える方は採用されにくく、事務職は辞めたほうが良いです。

事務処理能力がないと、採用されたとしても働く上でやりがいを感じれなかったりします。

紹介した事務処理能力が合わないと感じた方は、事務職という選択肢は考え直した方が良いです。

③:コミュニケーション力が高い方

手ぶら

最後の採用されやすい人の特徴はコミュニケーション力がある方です。

パソコン相手の仕事でなんでコミュニケーション力?と考えますよね。

しかし、この事務職、コミュニケーション力が非常に大切なんです。理由は次の2点です。

  • 同じ空間で1日一緒に働くから
  • 社内でのやり取りが非常に多いから

事務職を目指す方で、暗めの方や話があまり出来ない方は落とされてしまいます。

同じ空間で働くから

事務職はその部署、フロア、常に同じ人たちで、毎日働いていきます。

1日ずっと一緒に働くわけですから、入社した方が暗かったら、一緒に毎日働けると思いますか?

部署内での連携や話し合いも多くなる仕事ですので、コミュニケーションが取れない場合、空気が重くなったり、円滑に仕事が進まなくなる可能性あるのです。

もりや

コミュニケーション力が低い人とはずっとは働けないですね。

社内のやりとりが多いから

事務職は部署内だけでなく、社内の多くの方とやり取りをする必要性があります。

一般の社員から、部門の長であったり、役員、そして社長と会社のいろんな人と接しながら仕事をしていきます。

いわゆる社内営業ですね。この社内営業は社外に営業する以上に大変な部分があります。

役員や社長の機嫌を損ねないようにうまく仕事の話をしなくてはいけない中、間違いがあれば指摘もして行かなければいけません。

日々のコミュニケーション力、関係性の構築が重要になってくるのです。

ただ明るいや話しかけれるというコミュニケーション力ではなく、人に合わせながら対応できるコミュニケーション力が求められるのです。

事務職に採用されやすい人になる方法

事務職

3つの事務職に採用されやすい人の特徴を紹介しました。

ではこれらの特徴を踏まえて、どのように転職活動をおこなえば、事務職に採用されやすくなるのでしょうか。

それは、3つの特徴をしっかりと、

  • 履歴書、職務経歴書に落とし込む
  • 面接でスキルとして話せる準備をする

この2つの準備が必要になってきます。

経験者としてのアピールは経歴書に書けているか?

事務処理能力のアピールを出来る経験や実績はないか?

コミュニケーション力を高く見せるエピソードはないか?

関係力を見せるための面接練習をしておく

これらを意識しながら次の準備をおこなっていきます。

経歴書を準備

採用をしていると良く見かけるのが、経歴書が雑な人、経歴書が求人と合っていない人です。

確かに転職で経歴書を作るのって大変でめんどくさいですよね。

でも、ここをおろそかにしてしまうと、書類選考も通らない、面接でもアピールしづらい状況になるのです。

会社ごとに変える必要はありません、しかし職種が変われば都度、修正していきましょう。

面接対策をしよう

特に未経験で目指す場合は、面接対策をしましょう。

自分の面接でコミュニケーション力があるかどうかわからないですよね。

いくら明るく話しているつもりでも、聞いている人からすれば暗く感じているかもしれません。

自分で事務処理能力のアピールが出来ていると考えていても、相手にとっては全然かもしれません。

そうならない為にも、第三者目線から面接を評価してもらう必要があります。

転職エージェントのであれば、面接対策を無料でおこなってくれるので、是非有効活用しましょう。

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まとめ:事務職に採用されやすい人

  1. 経験者
  2. 事務処理能力がある
  3. コミュニケーション力が高い

以上3つを紹介してきました。

もちろんすべてそろっている必要はありません。未経験者でも事務職をめざす方もいます。

事務処理能力が少し低くても、家庭の事情で事務職をめざす方もいます。3つ全てなくても採用されます。

ただ各項目で解説した部分は補えるように準備していきましょう。

  • パソコンスキル
  • 細かなチェック、サポート精神
  • 関係構築力(コミュニケーション力)

そしてこれらをアピールできるよ経歴書や面接対策を準備しましょう。

事務職に採用されやすい人の特徴を把握し、転職活動を有効にすすめていきましょう。

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この記事を書いた人

人事採用10年!転職活動4回経験から20代へ向けた転職情報を発信していきます。転職トレンド情報を追いかけていますので、最新の転職情報を手に入れて、若いうちからキャリアを築いていっていただけるよう発信します。

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